Cara Membangun Jaringan Profesional bagi Staf Humas: Mulai dari Diskusi yang Relevan

Pernah ingin berdiskusi tentang pesan komunikasi dengan orang yang lebih berpengalaman, tetapi bingung harus membuka percakapan dari mana?

Bagi staf humas, membangun jaringan profesional tidak harus dimulai dengan mengenal banyak orang sekaligus. Relasi yang bermanfaat dapat tumbuh dari satu persoalan komunikasi yang jelas, satu orang yang relevan untuk diajak berdiskusi, dan satu kontribusi kecil yang menunjukkan cara Anda berpikir.

Cara membangun jaringan profesional bagi staf humas dapat dimulai dengan menentukan kemampuan yang ingin dikembangkan, mencari rekan yang relevan, membawa bahan diskusi yang konkret, meminta masukan secara spesifik, lalu menjaga hubungan melalui tindak lanjut.

Mengapa Staf Humas Perlu Bertukar Pengetahuan?

Pekerjaan humas berkaitan dengan bagaimana sebuah pesan dirancang, disampaikan, dan dipahami oleh audiens.

Pesan yang terdengar jelas bagi satu kelompok belum tentu diterima dengan cara yang sama oleh kelompok lainnya. Karena itu, staf humas perlu mempertimbangkan siapa audiensnya, tujuan komunikasi, media yang digunakan, hingga bagaimana respons terhadap pesan dapat dievaluasi.

Diskusi dengan pengelola komunikasi maupun rekan pembuat konten dapat membantu melihat persoalan dari sudut yang berbeda.

Misalnya, Anda sedang menyiapkan pesan untuk audiens tertentu. Pembuat konten mungkin melihat persoalan dari sisi kejelasan bahasa, sementara pengelola komunikasi dapat mempertimbangkan tujuan, konteks, dan konsistensi pesan.

Pertukaran seperti ini membantu memperluas cara berpikir tanpa mengurangi pentingnya kemampuan pribadi.

Saat Lingkar Diskusi Terbatas, Pertanyaan Komunikasi Sulit Berkembang

Salah satu kekhawatiran staf humas adalah merasa kemampuan merancang pesan dan mengevaluasi komunikasi belum cukup kuat untuk menghadapi kebutuhan pekerjaan yang semakin beragam.

Belajar sendiri tetap dapat dilakukan. Namun, ada kalanya sudut pandang orang lain membantu kita melihat bagian yang sebelumnya terlewat.

Mulailah dengan memetakan relasi yang sudah ada.

1. Siapa yang biasa menyusun pesan organisasi?
2. Siapa yang sering membuat konten untuk audiens berbeda?
3. Siapa yang memahami karakter pelanggan, komunitas, media, atau pemangku kepentingan tertentu?
4. Siapa yang terbiasa mengevaluasi apakah pesan komunikasi sudah sesuai tujuan?

Setelah itu, pilih satu kebutuhan belajar.

Misalnya, Anda ingin memahami bagaimana merancang pesan untuk audiens tertentu dengan lebih tepat.

Tujuan yang spesifik membuat percakapan profesional terasa lebih natural karena pembahasan dimulai dari kebutuhan belajar yang jelas.

Cara Memulai Percakapan Profesional yang Saling Bermanfaat

Networking tidak perlu dimulai dengan kalimat yang terlalu formal.

Anda dapat membuka percakapan seperti:

“Saya sedang belajar merancang pesan untuk audiens tertentu. Menurut Anda, bagian mana yang sebaiknya saya pahami lebih dulu?”

Setelah itu, bawalah sesuatu yang dapat didiskusikan.

1. Tentukan audiens fiktif.
2. Jelaskan tujuan komunikasinya.
3. Buat satu contoh pesan singkat.
4. Tuliskan alasan mengapa pesan tersebut dipilih.
5. Tandai bagian yang masih membuat Anda ragu.

Kemudian mintalah masukan yang spesifik.

Anda bisa bertanya apakah pesannya sudah sesuai dengan audiens, apakah ada bagian yang berpotensi menimbulkan penafsiran berbeda, atau apakah tujuan komunikasinya sudah cukup terlihat.

Gunakan contoh simulasi atau materi yang memang aman untuk dibagikan.

Gunakan Ringkasan Rencana Komunikasi sebagai Kontribusi

Hubungan profesional akan lebih kuat jika Anda tidak selalu datang hanya untuk meminta bantuan.

Sebagai staf humas, Anda memiliki pengalaman dalam melihat bagaimana sebuah pesan diterima di lapangan.

Pengalaman tersebut dapat dijadikan kontribusi dalam diskusi.

Coba buat ringkasan rencana komunikasi sederhana yang memuat:

1. Tujuan komunikasi.
2. Audiens yang dituju.
3. Pesan utama.
4. Media yang digunakan.
5. Respons yang diharapkan.
6. Bagian yang ingin dievaluasi.

Dokumen sederhana tersebut dapat menjadi bahan percakapan dengan rekan komunikasi maupun pembuat konten.

Jika menggunakan dokumen kolaboratif, Anda juga dapat meminta orang lain memberikan komentar langsung pada bagian yang perlu diperbaiki.

Dengan begitu, networking tidak hanya berbentuk percakapan umum. Ada bahan konkret yang membantu kedua pihak bertukar sudut pandang.

Jangan Berhenti setelah Mendapat Masukan

Satu percakapan belum tentu langsung menjadi relasi profesional yang kuat.

Hubungan biasanya berkembang melalui tindak lanjut.

Setelah menerima masukan, perbaiki rencana komunikasi tersebut.

Kemudian kembali dengan perkembangan baru.

Anda dapat mengatakan:

“Setelah diskusi kemarin, saya coba memperjelas audiens dan tujuan pesannya. Sekarang saya lebih memahami kenapa pemilihan kata perlu disesuaikan dengan siapa yang membaca.”

Tindak lanjut sederhana menunjukkan bahwa masukan orang lain benar-benar digunakan.

Dari sinilah hubungan dapat berkembang dari sekadar kenalan menjadi rekan yang nyaman diajak bertukar pemikiran.

Menguatkan Bahan Diskusi melalui S1 Ilmu Komunikasi

Semakin kuat pemahaman tentang komunikasi, semakin terarah pula diskusi profesional yang dapat dilakukan.

S1 Ilmu Komunikasi mempelajari penyampaian pesan, media, hubungan masyarakat, dan strategi komunikasi.

Baca juga: Program S1 Ilmu Komunikasi UICI

Bagi staf humas, pembelajaran tersebut dapat membantu memahami bahwa sebuah pesan tidak hanya dinilai dari apakah kalimatnya menarik.

Pesan juga perlu dilihat dari tujuan, audiens, media, konteks, dan bagaimana hasil komunikasinya dievaluasi.

Dari sini, percakapan profesional dapat berkembang.

Alih-alih hanya bertanya, “Menurutmu caption ini bagus tidak?”, Anda dapat mulai bertanya, “Apakah pesan ini sesuai dengan audiensnya?” atau “Bagaimana kita mengetahui apakah pesan tersebut mencapai tujuan komunikasinya?”

Ringkasan rencana komunikasi juga dapat digunakan sebagai bahan latihan untuk membangun cara berpikir tersebut. Aktivitas ini merupakan contoh proses belajar, bukan tugas resmi program studi.

Dari Rekan Diskusi Menjadi Mitra Belajar yang Dipercaya

Relasi profesional tumbuh ketika pertukaran berjalan dua arah.

Gunakan pola sederhana berikut.

1. Mulai satu percakapan yang relevan.
2. Bawa satu bahan diskusi.
3. Minta masukan yang spesifik.
4. Lakukan perbaikan.
5. Berikan tindak lanjut.
6. Berikan kontribusi kembali ketika ada kesempatan.

Sebagai staf humas, Anda mungkin memiliki pengalaman memahami reaksi audiens tertentu, menyusun pesan, atau menangani kebutuhan komunikasi yang berbeda.

Pengalaman tersebut dapat berguna bagi pembuat konten atau rekan komunikasi lainnya.

Ketika masing-masing pihak dapat saling memberikan perspektif, hubungan menjadi lebih bernilai.

Networking Online Tetap Bisa Dibangun secara Bertahap

Jaringan profesional tidak selalu membutuhkan pertemuan langsung.

Dalam konteks belajar online, hubungan dapat dibangun melalui komunikasi tertulis yang relevan dan konsisten.

Misalnya, ketika tersedia ruang diskusi yang memang digunakan dalam proses pembelajaran, Anda dapat memulai dari komentar yang benar-benar menanggapi isi pembahasan.

Hindari respons yang hanya berbunyi “setuju” atau “menarik”.

Cobalah menambahkan satu perspektif, satu pertanyaan, atau satu pengalaman yang relevan.

Contohnya:

“Pendekatan audiensnya menarik. Saya jadi penasaran, kalau pesan yang sama ditujukan untuk pekerja usia berbeda, bagian mana yang sebaiknya diubah terlebih dahulu?”

Interaksi seperti ini memberi ruang untuk percakapan lanjutan.

Anda juga dapat berbagi ringkasan pemahaman atau melakukan tindak lanjut pada waktu yang sudah disepakati bersama.

Namun, bentuk forum, kegiatan kelompok, atau ruang interaksi resmi tetap perlu dilihat dari sistem yang memang tersedia pada program.

Ukur Jaringan dari Kualitas Pertukaran Pengetahuan

Jumlah kontak bukan satu-satunya ukuran jaringan profesional.

Bagi staf humas, relasi yang lebih bermanfaat dapat dilihat dari beberapa hal.

1. Ada orang yang nyaman diajak mendiskusikan persoalan komunikasi.
2. Ada percakapan lanjutan setelah diskusi pertama.
3. Anda memperoleh sudut pandang baru mengenai audiens atau pesan.
4. Anda juga dapat memberi masukan kepada orang lain.
5. Pembelajaran dari diskusi mulai diterapkan pada latihan atau pekerjaan.

Dengan ukuran seperti ini, networking menjadi bagian dari pengembangan kemampuan komunikasi, bukan sekadar aktivitas memperluas daftar kenalan.

Mempelajari Ruang Pengembangan Diri di UICI

Universitas Insan Cita Indonesia menyediakan S1 Ilmu Komunikasi melalui Pendidikan Jarak Jauh atau P2JJ bagi pekerja yang ingin melanjutkan pendidikan sambil tetap menjalankan aktivitas profesional.

Program menggunakan metode Full Online asinkronus dengan waktu belajar yang fleksibel dari Senin sampai Minggu.

Baca juga: S1 Ilmu Komunikasi UICI

Pembelajaran Ilmu Komunikasi dapat menjadi ruang untuk memperdalam perencanaan pesan, media, hubungan masyarakat, dan evaluasi komunikasi sesuai audiens.

Bagi pekerja, sistem asinkronus juga berarti proses belajar tidak harus selalu berlangsung melalui pertemuan langsung pada jam yang sama.

Jika aspek kolaborasi dan jaringan profesional penting bagi Anda, tanyakan kepada PMB mengenai bentuk diskusi, proyek kelompok, kegiatan profesi, atau akses alumni yang memang tersedia dalam pelaksanaan program.

Informasi tersebut perlu dikonfirmasi langsung dan tidak diasumsikan tersedia.

Anda dapat melihat informasi program melalui website UICI serta membawa kebutuhan pengembangan kemampuan Anda ketika ingin berkonsultasi.

Baca juga: Informasi Program S1 Ilmu Komunikasi UICI

Membangun jaringan profesional bagi staf humas tidak harus dimulai dengan mengikuti banyak acara atau mengenal banyak praktisi sekaligus.

Mulailah dari satu pesan yang ingin Anda perbaiki, satu orang yang relevan, satu ringkasan rencana komunikasi sebagai bahan diskusi, dan satu tindak lanjut setelah mendapatkan masukan.

Dari percakapan seperti itu, jaringan profesional dapat berkembang bersama kemampuan Anda merancang pesan, memahami audiens, dan mengevaluasi komunikasi dengan lebih terarah.